Veelgestelde vragen
1. Voor wie is de databank SpecsPlaza bestemd?
2. Welke informatie geeft SpecsPlaza?
3. Hoe werkt SpecsPlaza voor leveranciers?
4. Hoe werkt SpecsPlaza voor afnemers?
5. Hoe is de toegang tot specificaties geregeld?
6. In hoeverre geeft SpecsPlaza garanties voor een juist etiket?
7. Is de databank gereed voor gebruik?
8. Is een geautomatiseerde koppeling met SpecsPlaza mogelijk?
9. Wat te doen als u een specificatie mist of geen inzage krijgt?
10. Controleert SpecsPlaza de door leveranciers ingevoerde specificaties?
11. Ik ben leverancier en wil graag een specificatie actualiseren. Hoe doe ik dit?
12. Ik ben mijn inloggegevens kwijt, wat nu?
13. Hoe kan ik zien of mijn leverancier zijn specificaties op SpecsPlaza heeft staan?
14. Ik ben leverancier en mis een ingrediënt op de standaard ingrediëntenbenaminglijst. Wat moet ik doen?
15. Ik ben leverancier en zie een rood kruis achter mijn specificatie staan, wat houdt dit in?
16. Ik ben afnemer en mijn leverancier heeft mij net geautoriseerd voor zijn producten. In mijn software kan ik zijn specificaties echter nog niet inzien. Hoe kan dit?
17. Ik ben een leverancier en ik wil graag mijn artikelnummer wijzigen, kan dat?
18. Welke versie van een specificatie moet ik gebruiken voor mijn etiket?
1. Voor wie is de databank SpecsPlaza bestemd?
SpecsPlaza is voor meelfabrikanten, producenten van bakkerijgrondstoffen, industriële bakkers en ambachtelijke bakkers. Het is een hulpmiddel om gegevensuitwisseling tussen de verschillende partijen veilig te uniformeren. Leveranciers zijn volgens EU-regelgeving namelijk verplicht om productspecificaties aan hun afnemers beschikbaar te stellen.
Deelname aan SpecsPlaza is niet verplicht. Uiteraard hebben bedrijven de vrijheid om productspecificaties op een andere wijze aan hun afnemers beschikbaar te stellen. Op de website worden de namen van producenten geplaatst die vijf of meer actieve specificaties in de databank hebben staan. Mist u leveranciers of bepaalde specificaties van deelnemende leveranciers? Neem dan contact op met de betreffende leverancier. In SpecsPlaza zijn de contactgegevens van deelnemende leveranciers beschikbaar. Ook vindt u er een voorbeeldtekst die u aan een nog niet deelnemende leverancier kunt mailen.
2. Welke informatie geeft SpecsPlaza?
SpecsPlaza is bedoeld om het de ondernemer zo eenvoudig mogelijk te maken. Zo is de databank actueel, flexibel, neutraal en dekkend voor vrijwel alle grondstoffen. Bovendien volgt SpecsPlaza de wetgeving en is het laagdrempelig ingericht. SpecsPlaza zorgt dat alle voor het etiket verplichte items worden ingevuld en beheerd omdat dit verplichte velden zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
• de juiste ingrediëntenbenaming en -declaratie;
• allergeneninformatie;
• procentuele vermelding van ingrediënten;
• informatie over de voedingswaarde
Daarnaast bevat SpecsPlaza de mogelijkheid om ook productinformatie uit te wisselen die niet wettelijk verplicht is. Het gaat hier bijvoorbeeld om:
• algemene informatie over het product;
• claims, bijvoorbeeld vezelrijk of vetarm;
• kenmerken betreffende levensovertuiging, bijvoorbeeld halal of kosher;
• productkenmerken, zoals fysische, chemische, microbiologische of sensorische eigenschappen;
• procesinformatie, wanneer een product bijvoorbeeld metaaldetectie heeft ondergaan of is gezeefd;
• houdbaarheid en bewaarcondities voor ongekoelde producten;
• uitgebreide verpakkingsinformatie;
• leveranciersinformatie;
• informatie over voedselveiligheidssystemen (certificaten);
• herkomst van ingrediënten, bijvoorbeeld uit welk land het ingrediënt afkomstig is.
SpecsPlaza streeft naar een zo hoog mogelijke kwaliteit van de gegevens in de databank. Er wordt een aantal automatische checks uitgevoerd op de informatie voordat deze online kan worden geplaatst (gevalideerd). De SpecsPlaza Servicedesk checkt verder steekproefsgewijs en met toestemming van de leverancier nieuwe specificaties om na te gaan of de declaratienaam klopt, of de specificatie is geautoriseerd en of de verstrekte informatie logisch is. In SpecsPlaza is voor leveranciers direct zichtbaar of een specificatie gecontroleerd is. De Servicedesk heeft een adviserende rol; de leverancier blijft verantwoordelijk voor de correcte invoer van de specificatie.
3. Hoe werkt SpecsPlaza voor leveranciers?
Leveranciers kunnen productspecificaties op twee manieren in de database zetten:
• gegevens zelf invoeren na inloggen via een leveranciersaccount op www.specsplaza.nl
• gegevens geautomatiseerd insturen via een XML-koppeling
Leveranciers kunnen SpecsPlaza ook gebruiken voor onderlinge informatie-uitwisseling. Bijvoorbeeld wanneer ze ingrediënten of grondstoffen van elkaar gebruiken. Een collega-leverancier of afnemer kan een specificatie alleen inzien met toestemming van de eigenaar van de specificatie.
4. Hoe werkt SpecsPlaza voor afnemers?
Afnemers kunnen SpecsPlaza op twee manieren gebruiken voor de samenstelling van een etiket:
• rechtstreeks inloggen in de databank via specsplaza.nl, waarna de productspecificatie in PDF-formaat is op te vragen. Bakkers maken vervolgens zelf de berekening voor het etiket. De procentuele samenstelling van een grondstof is alleen zichtbaar als de leverancier dit toestaat;
• het gericht opvragen van productspecificaties met behulp van gekoppelde etiketterings- of bakkerijsoftware. De software stelt aan de hand van de door de afnemer ingevoerde receptuur en leveranciersinformatie het etiket samen. Kijk in het overzicht deelnemende softwareleveranciers welke pakketten zijn gekoppeld met SpecsPlaza.
In beide gevallen geldt als voorwaarde dat de leverancier aan de afnemer toegang moet hebben verleend tot zijn productspecificaties.
5. Hoe is de toegang tot specificaties geregeld?
De eigenaar van de specificatie (de leverancier) bepaalt wie toegang heeft tot zijn specificatie. Standaard geldt dat in SpecsPlaza iedereen de specificatie mag zien. De databank kent echter ook de mogelijkheid specifieke gebruikers te benoemen. Bij elke specificatie kan de eigenaar aangeven of de specificatie voor een beperkte (zelf gedefinieerde) groep zichtbaar is. Anderen zijn dan uitgesloten.
6. In hoeverre geeft SpecsPlaza garanties voor een juist etiket?
SpecsPlaza stelt de juiste verplichte velden beschikbaar om een etiket te kunnen maken wat aan de wettelijke eisen voldoet. De leverancier is verantwoordelijk voor de correcte informatie. Bakkers kunnen de benodigde informatie ophalen met bakkerijsoftware en zijn verantwoordelijk voor het beheer van de juiste receptuur en de koppeling met de juiste leveranciers. De leverancier van het bakkerijsoftwarepakket moet borgen dat een correcte receptuur leidt tot een correct etiket. SpecsPlaza maakt dus zelf geen etiket; dat doet de gekoppelde bakkerij- of etikettensoftware. Softwareleveranciers doen al het mogelijke om een conceptetiket aan te bieden dat correct is en aan de wettelijke eisen voldoet. Echter, de bakker is en blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van het uiteindelijke etiket. De meeste bakkerijsoftwarepakketten bieden de bakker daarom de mogelijkheid om het etiket handmatig aan te passen.
Om de kwaliteit van de informatie in SpecsPlaza - en daarmee uiteindelijk de kwaliteit van een etiket - te verbeteren, kent de databank uniforme ingrediëntenbenamingen.
7. Is de databank gereed voor gebruik?
Ja. Bakkers en leveranciers kunnen de databank gebruiken om productspecificaties aan te bieden dan wel op te vragen. Inmiddels hebben ruim 60 meelfabrikanten en leveranciers van bakkerijgrondstoffen de databank gevuld met productspecificaties. Dit zijn voor een groot deel samengestelde grondstoffen. SpecsPlaza is daarmee vertegenwoordigd in vrijwel alle groepen van bakkerijgrondstoffen. In het overzicht van deelnemende leveranciers, ziet u welke bedrijven vijf of meer specificaties in de databank inzichtelijk hebben gemaakt voor hun afnemers.
8. Is een geautomatiseerde koppeling met SpecsPlaza mogelijk?
Ja. Leveranciers en softwarebedrijven kunnen een XML-koppeling maken met de ingrediëntendatabank. Een leverancier kan zo productspecificaties in SpecsPlaza geautomatiseerd aanleveren en onderhouden vanuit de eigen bedrijfsdatabase. Wanneer bedrijven veel specificaties in SpecsPlaza willen onderhouden kan dit veel werk besparen. Het onderhoud van de specificaties hoeft maar op één plaats te gebeuren. Specificatiewijzigingen worden vervolgens eenvoudig doorgestuurd naar SpecsPlaza.
Softwarebedrijven die gegevens uit de databank willen ophalen voor hun klanten (afnemers die een abonnement hebben op SpecsPlaza) kunnen contact opnemen met de Servicedesk via specsplaza@foodbase.nl Zij moeten eerst een geheimhoudingsverklaring ondertekenen en insturen. Daarna ontvangen ze de documentatie die nodig is om een geautomatiseerde koppeling mogelijk te maken.
De kosten voor eventuele inhoudelijke ondersteuning komen in beide gevallen voor rekening van de aanvrager.
9. Wat te doen als u een specificatie mist of geen inzage heeft?
Is de door u gewenste specificatie opgenomen in SpecsPlaza, maar kunt u deze niet inzien? In dat geval heeft de leverancier u niet voor deze specificatie geautoriseerd. Vraag uw leverancier dit alsnog te doen. Doe dit bij voorkeur via de mail. Leveranciers- en contactgegevens vindt u via de link in de kolom "Bedrijfsnaam".
Neemt uw leverancier deel, maar mist u zijn specificatie? Vraag uw leverancier de specificatie alsnog in SpecsPlaza te zetten. Doe dit bij voorkeur via de mail. Leveranciers- en contactgegevens vindt u via de link in de kolom "Bedrijfsnaam".
Heeft u vragen of opmerkingen? Stuur deze naar specsplaza@foodbase.nl U krijgt zo snel mogelijk een reactie!
10. Controleert SpecsPlaza de door leveranciers ingevoerde specificaties?
De leverancier is verantwoordelijk voor de juiste informatie. SpecsPlaza zal daarom nooit zelf wijzigingen aanbrengen in specificaties. Wel voert SpecsPlaza controles uit op de geloofwaardigheid van een specificatie en geeft adviezen aan de leverancier hierover. Geeft een leverancier in zijn specificatie bijvoorbeeld aan dat er sprake is van een vegetarisch product terwijl uit de samenstelling blijkt dat het product dierlijke ingrediënten bevat, dan zal SpecsPlaza de leverancier hierop wijzen. Het is vervolgens aan de leverancier of hij het advies overneemt.
11. Ik ben leverancier en wil graag een specificatie actualiseren. Hoe doe ik dit?
Om wijzigingen aan te brengen in een bestaande specificatie maakt u een nieuwe versie aan. U opent de gewenste specificatie vanuit het overzicht en klikt op het tabblad “Versies”. In het nieuwe scherm kunt u er voor kiezen om een kopie van de huidige versie te bewerken of een versie zonder ingrediëntendeclaratie te maken en deze opnieuw in te voeren. De overige velden met product gerelateerde gegevens worden ongewijzigd overgenomen. Controleer of deze nog kloppen voordat u de nieuwe versie valideert.
12. Ik ben mijn inloggegevens kwijt, wat nu?
Als u uw gebruikersnaam nog weet, kunt u deze invullen in het inlogscherm en vervolgens op “Wachtwoord vergeten” klikken. U krijgt nu een mail met daarin een link om een nieuw wachtwoord in te stellen. Als u ook uw gebruikersnaam bent vergeten, neemt u contact op met met de Servicedesk via specsplaza@foodbase.nl
13. Hoe kan ik zien of mijn leverancier zijn specificaties op SpecsPlaza heeft staan?
Onder de link “Over Specsplaza” aan de linkerkant van onze homepage kunt u een overzicht vinden van alle deelnemende leveranciers met minimaal 5 actieve specificaties.
14. Ik ben leverancier en mis een ingrediënt op de standaard ingrediëntenbenaminglijst. Wat moet ik doen?
U kunt een aanvraag indienen via het reactieformulier SpecsPlaza Uniforme Ingrediëntenlijst. Dit vindt u onder het menu-item "Gebruikershandleidingen". Uw aanvraag wordt beoordeeld door een speciaal daartoe ingestelde commissie en u ontvangt binnen enkele dagen een terugkoppeling hierover.
15. Ik ben leverancier en zie een rood kruis achter mijn specificatie staan, wat houdt dit in?
Een rood kruis achter uw specificatie betekent dat er is een opmerking bij is geplaatst door de Servicedesk. Als u de specificatie opent, kunt u de gemaakte opmerking bekijken. De controle status heeft geen effect op de zichtbaarheid van uw specificatie voor uw afnemers. Ook kunnen uw afnemers niet zien wat de controle status is of dat er opmerkingen gemaakt zijn.
16. Ik ben afnemer en mijn leverancier heeft mij net geautoriseerd voor zijn producten. In mijn software kan ik zijn specificaties echter nog niet inzien. Hoe kan dit?
Nadat de leverancier u heeft geautoriseerd, laat u uw software opnieuw synchroniseren. Hierna zullen de specificaties wel zichtbaar zijn in uw systeem.
17. Ik ben leverancier en ik wil graag een artikelnummer wijzigen, kan dat?
Nee, dat is niet mogelijk en bovendien zeer ongewenst. De combinatie van artikelnummer en leverancier is uniek voor elk artikel en van cruciaal belang voor het elektronisch overhalen van gegevens over een artikel. Als u een artikel opnieuw invoert en daar een ander artikelnummer aan geeft is de afnemer zijn koppeling met het betreffende artikel dus kwijt. Er moet dan handmatig een nieuwe koppeling worden gemaakt en dat is heel veel (uitzoek)werk. Mocht het om wat voor reden toch nodig zijn een nieuw artikelnummer aan een bepaald product te koppelen, informeer dan uw afnemers hierover. Geef aan welke artikelen een nieuw nummer hebben gekregen en wat de oude en de nieuwe nummers zijn.
18. Welke versie van een specificatie moet ik gebruiken voor mijn etiket?
Maak bij voorkeur gebruik van de meest recente (actieve) versie. De versie dus met het hoogste nummer. Check wel - als een product al lang in het magazijn ligt - of deze informatie ook inderdaad van toepassing is op dit (oude) product.